Uitvoerende Assistent vir die Direkteur / Executive Assistant to the Director (L03)

Uitvoerende Assistent vir die Direkteur
Wees die regterhand van leierskap—organiseer, koördineer en verbeter doeltreffendheid!

Oor die Maatskappy:

Ons is ‘n toonaangewende interieurontwerpfirma wat gespesialiseer is in die skep van luukse en funksionele ruimtes. Ons lewer op maat gemaakte ontwerpoplossings en streef na uitmuntendheid in alles wat ons doen. Ons is op soek na ‘n hoogs bekwame en proaktiewe Uitvoerende Assistent om administratiewe en finansiële ondersteuning aan die Direkteur te bied.
Hierdie rol vereis ‘n detail-georiënteerde, goed georganiseerde professionele persoon met uitstekende multi-tasking vermoëns. As jy floreer in ‘n dinamiese omgewing, hou van geskeduleerde doeltreffendheid en finansiële administrasie, is hierdie geleentheid vir jou!

Ligging: Centurion
Salaris: R15 000 – R18 000 (afhangende van ervaring)
Aantal Poste Beskikbaar: 1

Sleutelverantwoordelikhede:

Administratiewe Take:

• Bestuur die Direkteur se kalender, reël vergaderings en koördineer reisbesprekings.
• Voorbereiding, hersiening en verspreiding van verslae, aanbiedings en korrespondensie.
• Handhaaf akkurate en op-datum rekords, databasisse en lê
• Bied administratiewe ondersteuning vir vergaderings, projekte en besigheidsevenemente.
• Ontwikkel en implementeer kantoorprosedures en administratiewe werksvloei.
• Volg op met projek-sperdatums en verseker tydige voltooiing van belangrike take.
• Koördineer projekafleweringstydlyne met verskaffers en die ontwerp-span.
• Reël en monitor besigheidsevenemente en belanghebbende skakeling.

Finansiële Take:

• Verkry en bestel kantoor- en projekvoorrade, dienste en toerusting.
• Verwerk verskaffer-fakture, kredietnotas en betalings akkuraat.
• Berei kliëntekwotasies en aankoopbestellings voor en bestuur dit.
• Help met kontantvloei-beplanning, begroting en finansiële voorspellings.
• Hersien en versoen finansiële state, fakture en betalingsrekords.
• Bou en handhaaf sterk verhoudings met verskaffers, handelaars en finansiële diensverskaffers.

Minimum Vereistes:

• Bevestigde ondervinding as ‘n Uitvoerende Assistent, Persoonlike Assistent of in ‘n soortgelyke administratiewe rol (ervaring in die interieurontwerpbedryf sal voordelig wees).
• Sterk finansiële insig, insluitend ondervinding met begroting, kontantvloei-bestuur en finansiële beplanning.
• Bekwaam in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) en die vermoë om verslae saam te stel en sigblaaie te bestuur.
• Uitstekende kommunikasie-, organisatoriese- en tydsbestuursvaardighede.
• Die vermoë om vertroulikheid te handhaaf en sensitiewe inligting met diskresie te hanteer.
• Sterk probleemoplossing en analitiese vaardighede.
• Eie bertroubare vervoer met geldige bestuurslisensie.

Vaardighede & Eienskappe:

• Ervaring met boekhoudkundige sagteware (Sage Accounting of soortgelyk) is ’n pluspunt.
• Kennis van verkryging en voorsieningskettingbestuur sal voordelig wees.
• Sertifisering in Uitvoerende Assistent, Administrasie, of ’n verwante veld sal ’n voordeel wees.
• Aandag tot detail en akkuraatheid in beide administratiewe en finansiële take.
• Die vermoë om onafhanklik te werk, terwyl samewerking met verskeie spanne belangrik bly.
• Professioneel, proaktief en aanpasbaar in ‘n vinnige werksomgewing.

As jy ‘n gedrewe, hoogs georganiseerde individu is wat floreer in ‘n dinamiese rol waar akkuraatheid en kreatiwiteit bymekaarkom, wil ons van jou hoor! Doen nou aansoek en wees deel van ‘n maatskappy wat uitnemendheid waardeer.

Executive Assistant to the Director
Be the right-hand to leadership—organise, coordinate, and elevate efficiency!

About the Company:

We are a leading interior design firm dedicated to creating bespoke spaces that combine elegance, functionality, and innovation. With a commitment to excellence, we take pride in delivering top-tier design solutions to our clients. We are looking for a highly skilled and proactive Executive Assistant to support our Director in administrative and financial functions. This role requires a detail-oriented, highly organized professional with exceptional multitasking abilities. If you excel at streamlining processes, managing schedules, and handling financial operations, this opportunity is for you!

Location: Centurion
Salary: R15 000 – R18 000 (dependent on experience)
Positions Available: 1

Key Responsibilities:

Administrative Tasks:

• Manage the Director’s calendar, schedule meetings, and coordinate travel arrangements.
• Prepare, review, and distribute reports, presentations, and correspondence.
• Maintain accurate and up-to-date records, databases, and filing systems.
• Provide administrative support for meetings, projects, and company events.
• Develop and implement office procedures and administrative workflows.
• Track project deadlines, follow up on key tasks, and ensure timely execution.
• Coordinate project delivery timelines with suppliers and the design team.
• Arrange and oversee business events and stakeholder engagements.

Financial Tasks:

• Source and place orders for office and project supplies, services, and equipment.
• Process supplier invoices, credit notes, and payments accurately.
• Prepare and manage client quotations and purchase orders.
• Assist with cash flow planning, budgeting, and financial forecasting.
• Reconcile financial statements, invoices, and payment records.
• Develop and maintain relationships with suppliers, vendors, and financial service providers.

Minimum Requirements:

• Proven experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, or in a similar administrative role (experience in the design industry would be advantageous).
• Strong financial acumen, including experience in budgeting, forecasting, and cash flow management.
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) and the ability to create reports and manage spreadsheets.
• Excellent communication, organizational, and time management skills.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• Strong problem-solving and analytical abilities.
• Own reliable transport with valid driver’s license.

Skills & Attributes:

• Experience with accounting software (Sage Accounting or similar) is a plus.
• Knowledge of procurement and supply chain management would be beneficial.
• Certification in Executive Assistance, Administration, or a related field would be advantageous.
• High attention to detail and accuracy in both administrative and financial tasks.
• Ability to work independently while coordinating across multiple teams.
• Professional, proactive, and adaptable to a fast-paced environment.

Be the backbone of a thriving creative business—apply now and make an impact!
If you’re a motivated, highly organized individual looking to take on a dynamic role where precision meets creativity, we’d love to hear from you! Apply today and be part of a company that values excellence.